Jak najskuteczniej komunikować za pomocą poczty elektronicznej z dziennikarzami? W temacie maila nie wolno(!!!) wpisywać: "Informacja prasowa". Ale to nie wszystko...
Najpierw należy przygotować bazę mailingową - adresy email odpowiednich dziennikarzy. Koniecznie z podziałem na kilka podstawowych grup mediów, w przemyślany sposób, według własnych potrzeb, albo skorzystać z następującego schematu:
Media informacyjne
Media biznesowe
Media kobiece
Media branżowe
Media opiniotówrcze
Tabloidy
Zapomnijmy o tym, że ten sam komunikat prasowy wyślemy do wszystkich redakcji! Co innego przecież zainteresuje tabloidy, a co innego medium branżowe. Czasopismo adresowane do kobiet raczej nie zwróci uwagi na news o wynikach finansowych spółki, który z dużą pewnością podchwyci dziennik lub portal biznesowy. Ale wszystko jest kwestią opakowania. Informację np. o nowej farbie można sprzedać wszystkim mediom. Tabloidy mogą napisać np., że to pierwsza, która na prawdę nie śmierdzi :):). Media branżowe powiedzą o nowatorskiej technologii zastoswanej przy jej produkcji. Itd.
Kiedy sprofilowane komunikaty już są gotowe, przychodzi czas wysyłki. I tu trzeba zwrócić uwagę na fatalny błąd - niestety, jeszcze często powtarzany. Nadal zdarza się, że w polu DO programu pocztowego znajduje się cała, widoczna baza mailingowa nadawcy wiadomości! Jej ujawnienie w taki sposób, to po prostu skandal i wstyd, który może ściągnąć na firmę Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta, albo Generalnego Inspektora Danych Osobowych. A to już spory problem, a nawet kara finansowa. Trzeba więc pamiętać, by adresy email wklejać w pole UDW l(CCC), albo skorzystać z opcji programu poczty, pozwalającej na tworzenie list mailingowych, w których adresaci nie są widoczni.
Skrzynki emaliowe dziennikarzy to dziś po prostu śmietnik. Szczególne te ogólno redakcyjne, np.: litsy@xxxx.pl, redakcje@yyyy.pl, news@zzzz.pl. Do dużych redakcji przychodzi dziennie kilkaset wiadomości. Nie jest więc prosto dotrzeć z komunikatem prasowym do konkretnego redaktora. W natłoku informacje giną. Większość dziennikarzy zaczyna więc dzień od czyszczenia programu pocztowego ze zbędnych wiadomości, najczęściej wyrzucają maile bez ich wcześniejszego otwierania. Część z nich czyta tylko tematy. Dlatego są one najważniejsze w komunikacji z redakcjami. I tu pojawia się kolejna, żelazna zasada, którą należy stosować:
W tematach wiadomości email nie wolno wpisywać „Komunikat prasowy”, czy „Informacja prasowa”!!! Tu musi znaleźć się konkretna informacja, która zaciekawi dziennikarza, sprawi, że emaila nie wyrzuci on do kosza. Konkret!
W informacjach prasowych, tak samo jak w tekstach dziennikarski powinna rządzić następująca zasada kolejności podawania informacji:
Co, kto, gdzie, kiedy, dlaczego.
Warto też, od czasu do czasu, wiadomość oflagować – nadal mało kto stosuje tę możliwość programów pocztowych, choć zwraca ona uwagę odbiorcy mailingu.
Nie można również liczyć, że sam tytuł sprowokuje dziennikarza do otwarcia załączników maila. Na dodatek, nie wszystkie redakcje mają systemy komputerowe pozwalające na otwieranie plików .doc., .xls., czy .pdf. Bo pracują np. na Macintoshach, albo administratorzy blokują możliwość instalowania własnego oprogramowania. Dlatego najwłaściwsze wydaje się wysyłanie, jak największej części komunikatu po prostu w treści maila.
Trzeba też pamiętać, że rozwój internetu, a przede wszystkim poczty internetowej, rozleniwił dziennikarzy. Nie ma co udawać, że w dziennikarstwie nie funkcjonuje już osławione: "kopiuj - wklej"! Funkcjonuje. I to przede wszystkim w portalach, gdzie braki kadrowe, natłok informacji, presja czasu, wymuszają po prostu przekopiowywanie informacji z maila, często nawet bez ich przeredagowania. W prasie tradycyjnej też tak jest, co obserwuję od dawna. Zdarzało się nawet i tak, że informacja prasowa wysłana przeze mnie do mediów, została przerobiona na wywiad z analitykiem Money.pl i opublikowana w takiej formie w poważnym ogólnopolskim dzienniku.
Dlatego PR-owcy powinni naszpikować treść komunikatu wypowiedziami specjalistów ze swojej firmy. Nawet jeśli całość nie zostania przekopiowana, to zwiększa się szansa, że dziennikarz w swoim artykule zacytuje eksperta z firmy, która podesłała mu garść informacji.
Nie wysyłajmy wielkich zdjęć, o jakości pozwalającej na publikację w gazecie. Ani też wideo, czy mp3. Nie pakujmy do wiadomości miliona załączników z ciężkimi prezentacjami, raportami, itp. Zawsze możemy napisać we wiadomości, że jeśli ktoś jest zainteresowany, doślemy konkretniejsze informacje. Skrzynek mailiowych nie można niepotrzebnie zapychać.